Regras claras para dados de saúde.

SuperClini é uma marca da LF BROTHERS SpA, sociedade chilena, RUT 78.441.027-7. Nestes termos, “SuperClini” ou “nós” é a LF BROTHERS SpA; “sua clínica” é a organização que contrata o serviço, e “usuários” são as pessoas da sua equipe que entram na plataforma.

Endereço: Apoquindo 6410, sala 605, Las Condes, Santiago, Chile. Contato: [email protected].

A SuperClini é uma plataforma na nuvem para gerenciar clínicas e consultórios de saúde: agenda, prontuário, planos de tratamento, caixa e cobranças, comunicação com pacientes por WhatsApp e e-mail, e funções de inteligência artificial de apoio.

Cada clínica trabalha em um espaço isolado: o sistema limita cada consulta à organização que a faz, e nenhuma clínica pode ver dados de outra. Em uma rede de unidades, a administração central vê indicadores, não prontuários.

Algumas funções dependem do país ou de serviços que sua clínica ativa por conta própria, como a emissão de notas fiscais eletrônicas ou as cobranças on-line.

Ao contratar a SuperClini ou usar a plataforma, sua clínica aceita estes termos. Quem assina ou contrata em nome da clínica declara ter poderes para isso.

Ao contratar a assinatura, o administrador aceita dentro da plataforma o Contrato de Licença de Uso, que inclui o acordo de tratamento de dados como operador e a folha de pedido com o preço. Estes termos resumem e complementam esse contrato; se houver diferença, prevalece o contrato que sua clínica aceitou.

• Sua clínica designa pelo menos um administrador, que cria os usuários, atribui os perfis de acesso e mantém atualizados os dados de contato e de faturamento.
• Cada pessoa usa seu próprio usuário. É proibido compartilhar credenciais: o registro de acessos só protege sua clínica se identificar quem realmente entrou.
• As senhas devem ter pelo menos 8 caracteres, com letra maiúscula, minúscula, número e caractere especial. O sistema rejeita as senhas mais comuns.
• Sua clínica é responsável por conceder e retirar acessos a tempo, por exemplo quando alguém sai da equipe.
• Se você suspeitar que alguém entrou sem permissão, troque a senha e avise-nos imediatamente.

A plataforma é para a operação legítima de uma clínica de saúde. Não é permitido:

• tentar acessar dados de outra organização ou burlar as permissões do seu perfil de acesso;
• extrair dados com robôs ou scripts, ou tentar obter o código-fonte;
• enviar software malicioso ou conteúdo ilegal;
• usar o WhatsApp ou o e-mail da plataforma para enviar mensagens em massa não solicitadas;
• cadastrar a mesma clínica várias vezes para contornar as condições contratadas.

Se detectarmos um uso desse tipo, podemos suspender o acesso. Salvo em caso de risco de segurança urgente, avisamos você antes.

Quem responde pelo quê

Sua clínica é a controladora dos dados pessoais e clínicos dos seus pacientes: decide para que são usados, obtém os consentimentos cabíveis, informa os pacientes e atende aos direitos deles. A SuperClini é a operadora: trata esses dados em nome da sua clínica, apenas para prestar o serviço e seguindo as instruções dela.

O que fazemos e o que não fazemos

• Usamos os dados apenas para operar, manter, proteger e dar suporte à plataforma da sua clínica.
• Não vendemos, alugamos nem cedemos dados da sua clínica nem dos seus pacientes.
• Não usamos os dados dos seus pacientes para treinar modelos de IA próprios.
• Podemos usar estatísticas agregadas e anonimizadas, que não identificam sua clínica nem nenhuma pessoa, para melhorar o serviço.
• Mantemos a confidencialidade dos dados, e a mesma obrigação vale para quem trabalha conosco.
• Só entregamos dados a uma autoridade quando uma lei ou uma ordem judicial nos obriga e, nesse caso, avisamos você se a lei permitir.

Acesso da equipe da SuperClini

Nossa equipe acessa dados identificáveis da sua clínica somente com a sua autorização, para atender uma solicitação de suporte; por ordem de autoridade competente; ou quando for indispensável para a operação técnica, como diante de um incidente de segurança. Cada acesso em modo suporte fica registrado com a pessoa, a data, o IP e o usuário usado, e tudo o que é feito nessa sessão fica marcado como feito pelo suporte. Esse registro hoje não aparece no seu painel: se precisar, peça em [email protected] e nós o entregamos.

Fornecedores (suboperadores)

Para prestar o serviço usamos os fornecedores desta tabela. Cada um recebe apenas o necessário para sua tarefa. Se adicionarmos ou trocarmos um fornecedor que trate dados de pacientes, atualizamos esta lista e avisamos os administradores com pelo menos 30 dias de antecedência.

Transferências internacionais

Os servidores da SuperClini ficam no Brasil, e os fornecedores de IA processam nos Estados Unidos. Ao usar a plataforma, sua clínica instrui essas transferências, que são necessárias para prestar o serviço. Se a lei do seu país exigir informá-las aos seus pacientes ou registrá-las, essa obrigação é da sua clínica, e entregamos a você as informações de que precisar para cumpri-la.

Segurança

• Conexão criptografada (HTTPS) entre o navegador e a plataforma.
• Permissões por perfil de acesso validadas no servidor e isolamento entre clínicas.
• Registro de acessos: visualizações de prontuários, alterações, logins e exportações, com data, usuário e IP. O registro é mantido enquanto durar o serviço.
• Evoluções que não são editadas nem apagadas: são retificadas e o texto original permanece.
• Senhas armazenadas com hash; credenciais de integrações criptografadas com AES-256.
• Backup diário do banco de dados, criptografado antes de sair do servidor e guardado fora dele por 30 dias.

Os arquivos que sua clínica envia (radiografias, fotos e documentos) ficam no servidor principal e hoje não fazem parte do backup externo. Recomendamos guardar também fora da plataforma uma cópia dos arquivos que você não consiga obter de novo.

Incidentes de segurança

Se confirmarmos um incidente que afete dados da sua clínica, avisamos você sem demora indevida e no máximo em 72 horas a partir da confirmação, com o que soubermos sobre o alcance e as medidas tomadas. Assim sua clínica pode cumprir seus próprios deveres de comunicação à autoridade e aos pacientes.

Direitos dos pacientes

Quando um paciente pede para acessar, corrigir, eliminar ou levar seus dados, ele pede à sua clínica, e sua clínica responde. Se precisar de ajuda técnica para cumprir, escreva para nós: ajudamos sem custo adicional.

Guarda do prontuário

As leis sanitárias obrigam a guardar o prontuário por um prazo mínimo; no Chile, pelo menos 15 anos. Esses prazos prevalecem sobre qualquer pedido de exclusão: a SuperClini guarda a informação pelo tempo que exigirem, inclusive depois do encerramento, com as mesmas medidas de segurança e confidencialidade. A plataforma não apaga prontuários por conta própria.

Sua clínica cumpre a lei de proteção de dados do país onde atende, e a SuperClini cumpre, como operadora, as obrigações que essa lei impõe a quem trata dados em nome de outro. Estas são as normas principais nos países onde oferecemos o serviço:

Esta tabela serve de orientação; não substitui a assessoria jurídica da sua clínica.

As funções de IA da SuperClini (resumos do prontuário, análise de imagens, simulação de sorriso, Sofía no WhatsApp e o assistente de suporte) são ferramentas de apoio. Não constituem diagnóstico nem substituem o julgamento do profissional, que é o único responsável pelas decisões clínicas.

Para cada tarefa enviamos ao fornecedor as informações de que essa tarefa precisa. Conforme a função, podem incluir o nome do paciente, dados de contato, histórico clínico, conversas ou imagens. Não os anonimizamos antes de enviá-los: sem esses dados, o resultado não serviria para o atendimento. Os fornecedores estão na tabela de suboperadores.

• A IA pode errar. Revise cada resultado antes de usá-lo.
• A disponibilidade de cada função depende do plano e do país.

• A SuperClini é contratada como assinatura anual. O preço, a moeda e os impostos são os da proposta que sua clínica aceitou; os preços publicados são líquidos, com impostos à parte.
• A assinatura é renovada automaticamente por mais um ano, a menos que sua clínica avise que não quer renovar.
• Quando combinamos um período de teste, ele dura o prazo que informamos a você por escrito.
• Avisamos você por e-mail e na plataforma 30, 15, 7 e 1 dia antes do vencimento da assinatura.
• Se mudarmos o preço, avisamos com pelo menos 30 dias de antecedência; o novo preço vale a partir da renovação seguinte.
• Se sua clínica contratou com um preço de campanha, ela o mantém nas renovações enquanto o contrato seguir vigente sem interrupção.
• Se a assinatura vencer sem pagamento, sua clínica tem 15 dias de carência com o serviço completo. Depois, a conta passa para somente leitura: é possível consultar e exportar tudo, mas não criar nem alterar registros. Nada é apagado por atraso.
• Ao regularizar o pagamento, a conta volta a funcionar normalmente.

Sua clínica pode encerrar o contrato a qualquer momento, sem multa, escrevendo para [email protected]. O encerramento vale ao final do período já pago, e até lá você mantém o acesso completo. Como a assinatura é anual, não reembolsamos o período não usado, salvo se a lei aplicável dispuser de outra forma.

Podemos encerrar o contrato por descumprimento grave ou reiterado destes termos, por uso ilícito da plataforma ou por inadimplência, com aviso prévio de 30 dias.

Seus dados ao sair

• O administrador pode pedir a exportação completa a qualquer momento: um arquivo ZIP com uma tabela CSV por tipo de dado e, se pedir, os arquivos. O link de download dura 7 dias.
• Depois do encerramento, sua clínica tem 60 dias para nos pedir a entrega dos dados, e nós os entregamos em formato estruturado em até 15 dias úteis.
• O prontuário e os documentos fiscais são guardados durante os prazos legais. Cumpridos esses prazos, excluímos ou anonimizamos a informação, avisando o administrador com 30 dias de antecedência.

A plataforma, seu código, seu design e a marca SuperClini são da LF BROTHERS SpA. Usar o serviço não transfere esses direitos.

Os dados que sua clínica registra, os modelos, os protocolos e as configurações são da sua clínica, e os dados de saúde pertencem também a cada paciente. Sua clínica nos autoriza a hospedá-los e processá-los apenas para prestar o serviço a ela.

Trabalhamos para que a plataforma esteja sempre disponível, mas não garantimos um serviço sem interrupções nem erros. Se uma manutenção programada for interromper o serviço, avisamos com pelo menos 24 horas de antecedência e a fazemos em horários de baixa demanda.

• A SuperClini não responde por decisões clínicas, inclusive as que se apoiem em resultados da IA.
• Sua clínica responde pela exatidão dos dados que registra e pelo uso que sua equipe faz.
• Não respondemos por danos indiretos nem lucros cessantes, nem por falhas de serviços de terceiros que não controlamos, como a rede do WhatsApp ou o acesso à internet da clínica.
• Nossa responsabilidade total perante sua clínica não ultrapassa o que sua clínica pagou pelo serviço nos 12 meses anteriores ao fato que a originou.

Estes limites não se aplicam quando a lei não permite limitá-los, por exemplo em caso de dolo ou culpa grave.

Se mudarmos estes termos, avisamos os administradores por e-mail com pelo menos 30 dias de antecedência, salvo se a mudança for exigida por lei com prazo menor. As mudanças do Contrato de Licença são submetidas à sua aceitação na plataforma; enquanto você não as aceitar, vale a versão que aceitou, e se não concordar pode encerrar o contrato sem multa.

Estes termos são regidos pelas leis do Chile, sem prejuízo das normas de proteção de dados e de defesa do consumidor do país da sua clínica que não possam ser renunciadas. Antes de recorrer aos tribunais, as partes tentam resolver a divergência de boa-fé durante 30 dias. Se não conseguirem, são competentes os tribunais ordinários de Santiago do Chile.

Dúvidas, reclamações ou solicitações: [email protected]. Respondemos em até 5 dias úteis.